Matrimoni 2013: Time Line di un evento perfetto.

Nel terzo articolo dedicato ai Matrimoni 2013, oggi vi confidiamo un piccolo trucco per compilare la vostra Wedding Time Line a colpo sicuro.

Redigete appena possibile il programma del giorno del vostro matrimonio: avrete  un utile filo conduttore da seguire durante i mesi dell’organizzazione  e sarete in grado di dare indicazioni precise a chi sarà coinvolto nel servizio e nei preparativi.

Chi si occupa della decorazione dell'auto degli sposi, deve sapere entro quale orario arrivare a casa della sposa
Chi si occupa della decorazione dell’auto degli sposi, deve sapere entro quale orario arrivare a casa della Sposa  (foto Michela Zucchini – composizione Il Piacere di Ricevere)

Poiché non è detto che capiti tutti i giorni di compilare la Time Line di un evento, di seguito ne abbiamo tracciato un esempio a partire dalla sua costruzione, che vi aiuterà in questo utile compito.

Il metodo del gambero

Il modo più efficace  per stilare qualunque programma temporale, è il metodo del gambero. Esso consiste nel fissare le scadenze o gli orari obbligati (nel vostro caso, l’orario d’inizio della cerimonia nuziale e  quello della fine del ricevimento) e da questi tracciare una linea temporale al contrario, calcolando i tempi occorrenti per ogni azione precedente e necessaria.

Il taglio della torta nuziale precede l'apertura dei balli
Il taglio della torta nuziale precede l’apertura dei balli

Nell’esempio, abbiamo immaginato una cerimonia nel tardo pomeriggio con ricevimento serale. Ecco come procedere:

ore 24.00 – Fine del ricevimento (orario certo come da contratto stipulato con la location)

120  min – Tempo previsto per ballo e intrattenimento

15 min – Tempo per il taglio della torta e brindisi

120 min – Tempo per la cena servita, compresi discorsi degli invitati

90 min – Tempo per l’aperitivo con buffet di benvenuto

15 min – Tempo per raggiungere la location: 15 min

60 min – Tempo per la cerimonia, le firme e i saluti

ore 17.00 – Inizio della cerimonia nuziale (orario certo)

30 min  – Tempo necessario per arrivare in chiesa da casa

20 min – Tempo per l’addobbo dell’auto della sposa

30 min  – Tempo per indossare  l’abito e tutti i suoi accessori

30 min – Tempo per il trucco

60 min – Tempo per l’acconciatura

 

L'orario della cerimonia è ilprimo da cui partire per compilare la Wedding Time Line con il "metodo del gambero"
L’orario della cerimonia è uno degli orari certi (scadenza) da cui partire per compilare la Wedding Time Line con il “metodo del gambero”

Già da questo elenco è facile poter stabilire, ad esempio, che:

– il truccatore ed il parrucchiere dovranno essere a casa della sposa non più tardi delle 14.30

– chi si occupa di addobbare l’auto dovrà essere a casa della sposa non più tardi delle 16.10.

La Wedding Time Line

A questo punto, si può stilare la Wedding Time Line con precisione, secondo il logico ordine temporale:

ore 14.30: arrivo del parrucchiere e del truccatore
ore 16.10: addobbo dell’auto, consegna del bouquet della sposa, delle bottoniere e dei bouquet per le damigelle (o per le testimoni)
ore 16.30: partenza da casa
ore 17.00 – 18.00: cerimonia nuziale
 ore 18.15 – 19.45: arrivo in location e buffet di benvenuto
ore 19.45: gli ospiti si accomodano per la cena servita
ore 20.00 – 21.45: cena servita
ore 21.45: taglio della torta nuziale, brindisi e apertura del buffet dei dolci/confettata
ore 22.00: inizio festa da ballo
ore 24.00: chiusura del ricevimento

L'orario d'inizio del pranzo servito deve essere definito in modo piuttosto preciso
L’orario d’inizio del pranzo servito deve essere definito in modo piuttosto preciso (bouquet Il Piacere di Ricevere – foto di Michela Zucchini)

 

Provate ora a scrivere su di un foglio i vostri orari obbligati, fate come fa il gambero, ed il gioco è fatto!

Con il vostro programma così compilato, non avrete dubbi sulla gestione dei tempi e potrete definire precisamente gli orari con chi di dovere. Ad esempio, sarete in grado di dire con esattezza, al responsabile del catering , a che ora deve essere pronto il buffet dell’aperitivo (nell’esempio, le 18.15), quanto tempo volete che duri la cena (circa due ore) e quindi studiare con lui il tipo di menu più adatto. Potrete dare  indicazioni precise ai musicisti sull’orario in cui volete che inizino a suonare (alle 22.00). Saprete dire al fotografo per quante dovrà rimanere a vostra disposizione, in funzione dei momenti da immortalare. Sarete in grado di dare indicazioni precise a chi, eventualmente, si occuperà della regia della giornata (un’amica, la mamma, la wedding planner…)

La confettata deve essere pronta entro lorario previsto per il tagliod ella torta
La confettata deve essere pronta entro l’orario previsto per il taglio della torta (Allestimento Il Piacere di Ricevere – foto Michela Zucchini)

Un’ultima, piccola nota: la Wedding Time Line è una traccia molto utile , ma non deve essere interpretata come se fosse un piano d’attacco dei Navy SEAL! Il giorno del matrimonio deve essere abitato dalla felicità  e lo scopo di un programma chiaro è  quello di evitare lo stress, non certo di provocarlo…

Nel prossimo articolo ci occuperemo di come far andare d’accordo etichetta e budget! Intanto, oltre a questo, leggete i due articoli precedenti che fanno parte della Guida al Matrimonio 2013 (Cominciare a pianificare, Come scegliere la location)

Buon lavoro con la vostra Time Line e a presto!

Lucia

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One thought on “Matrimoni 2013: Time Line di un evento perfetto.

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