L’organizzazione di eventi, il lavoro di wedding planner o wedding designer, sono professioni complesse, per le quali servono competenze organizzative e, ovviamente, doti artistiche. Noi svolgiamo da tanti anni questo lavoro a Bologna e non solo e oggi abbiamo pensato di raccontarne gli step fondamentali, dall’incontro con i clienti alla conclusione del progetto, dopo l’evento.

Cosa facciano concretamente un Event and Wedding planner o un Event and Wedding Designer probabilmente non è così chiaro e palese per tutti, perciò nel post di oggi vi raccontiamo gli step della nostra professione, nella speranza che sia utile a chi desidera servirsi di noi ed anche a chi vuole avvicinarsi a questo lavoro.

1- Il primo incontro con il cliente

Il primo incontro con il cliente è fondamentale. Durante il primo colloquio / intervista si gettano le basi di quello che sarà il progetto dell’evento, meeting aziendale, cena tra amici, matrimonio o altro, e si inizia a costruire il necessario rapporto di fiducia ed empatia tra noi ed il cliente.

Iniziamo sempre con una rapida presentazione del nostro lavoro e dei servizi che siamo in grado di offrire, per passare poi alla fase dedicata all’ascolto: esigenze, aspettative, obiettivi e desideri di chi abbiamo di fronte sono per noi punti di partenza irrinunciabili, dei quali tener conto continuamente, fino al completamento del lavoro. Durante questa fase prendiamo nota di quelle che saranno le linee guida del progetto e le integriamo con domande mirate a completare il quadro d’insieme, definendone meglio i contorni.

In sintesi, dal primo incontro con il cliente deve scaturire con chiarezza il modo di intendere l’evento da parte del cliente: qual è l’obiettivo, chi e quanti saranno gli ospiti, in quale atmosfera li si vuole accogliere, quanto dovrà durare e last but not least, il budget disponibile. Questo ultimo dato è di grande importanza ai fini della progettazione.

2- La progettazione

La fase di progettazione, a questo punto, è relativamente semplice, perché si tratta di sviluppare ciò che si è recepito in disegni, immagini, campioni di materiali e, naturalmente, cifre. Creatività, esperienza, conoscenza di tecniche e materiali, una buona rete di contatti, fornitori affidabili, sono gli strumenti coinvolti nella progettazione. Generalmente presentiamo il progetto, corredato di preventivo, a distanza di una o due settimane al massimo dal primo incontro.

3- Il preventivo

Costruiamo i nostri preventivi esplicitando tutte le voci di spesa, dalla decorazione alla scenografia, ed evidenziando il nostro compenso per il coordinamento dei servizi complementari, se previsto. Il dettaglio dei costi consente al cliente di capire come è stato costruito il preventivo ed eventualmente di modificarlo prima dell’approvazione (ad esempio può decidere di contenere la spesa per i cadeaux degli ospiti a favore dell’arredamento della location o viceversa).

4- La creazione dell’evento

Con l’accettazione del preventivo, si da inizio alla fase operativa dell’evento, attraverso l’acquisto dei materiali scelti dal cliente, la realizzazione di pezzi unici per l’allestimento, il contatto di conferma con gli altri fornitori coinvolti, l’organizzazione dei tempi e del lavoro di chi collabora con noi.

Nella fase di realizzazione, sono essenziali gli stampati studiati appositamente, come la scheda di lavoro dell’evento che costituisce una traccia sintetica e chiara di tutto ciò che è stato progettato e concordato per quel determinato evento. L’elenco dei materiali, ad esempio, occorre per la verifica di quanto è già presente in magazzino e di cosa, invece, deve essere ordinato per tempo.

5- La realizzazione dell’evento

Il periodo di “attenzione totale” inizia una settimana prima della data prevista per l’evento. Il materiale occorrente è stato acquisito, le lavorazioni non deperibili (praticamente tutto tranne i materiali vegetali) sono vicine al termine, i fornitori di altri servizi sono in contatto per gli ultimi accordi e conferme.

Il giorno prima ci dedichiamo alla preparazione delle decorazioni che includono fiori freschi e se necessario, iniziamo a lavorare sul posto alle scenografie della location.

Nonostante tutta la preparazione a monte, anche il giorno dell’evento è sempre molto intenso ed i tempi devono essere calcolati tenendo conto di un margine per porre rimedio a qualunque imprevisto. Il lavoro di tutti deve essere fluido e preciso, ognuno deve sapere cosa fare, dove farlo e come farlo: per ottenere questo, nei giorni precedenti l’evento scegliamo un tempo per fare una riunione con i nostri collaboratori, durante la quale esaminiamo i contenuti del lavoro e affidiamo ad ognuno il proprio compito.

Infine, va calcolato anche un tempo per rassicurare il cliente: non è infrequente la telefonata dell’ultimo momento, carica di dubbi e timori, alla quale è essenziale rispondere con sicurezza, tranquillità e comprensione: in una parola, con l’esperienza costruita nel tempo.

In anticipo di circa un’ora rispetto all’arrivo degli ospiti, il nostro lavoro di allestimento termina. Il tempo di cambiare d’abito, e ci apprestiamo a seguire con discrezione lo svolgimento del programma concordato. Spesso il nostro lavoro è lungo e faticoso, ma la soddisfazione letta sul volto dei nostri clienti ed espressa entusiasticamente a parole, anche dopo più di 150 eventi al nostro attivo, resta un incomparabile sprone a continuare ad amare ciò che facciamo.

Lucia & Valeria